Les vacances approchent et chaque dirigeant d’entreprise souhaite éviter tout tracas informatique. Avant d’arroser les plantes et d’envoyer votre message d’absence, parcourez nos conseils pratiques.
1- Organiser l’accès à distance
Certains collaborateurs peuvent être amenés à consulter des documents ou à gérer des urgences pendant les vacances. Votre partenaire informatique saura vous indiquer quel service utiliser pour une connexion nomade, transférer des documents sécurisés, organiser d’une visioconférence y compris à l’étranger.
2- Maintenance préventive et sauvegarde réseau
Personne n’est à l’abri d’un sinistre et seules les données hébergées et sauvegardées sur le réseau peuvent être récupérées. Incitez vos équipes à ne travailler sur leur disque dur (en local) que temporairement. Les dossiers ou documents doivent être enregistrés sur le réseau en fin de journée. Vérifiez auprès de votre partenaire informatique les opérations de mise à jour qui améliorent la performance de votre réseau.
3- Gérer les codes d’accès et mots de passe
Rappelez à vos collaborateurs l’importance d’avoir des mots de passe complexes et régulièrement modifiés. Le départ en vacances est l’occasion de faire un recyclage global de mots de passe à condition qu’aucun ne l’écrive à côté de son écran ou sous son clavier. Vous pouvez juste conseiller aux plus étourdis de le noter sur un agenda électronique personnel à une date clé et de le modifier à leur retour.
4- Faire le ménage dans les accès
Profitez des vacances prochaines pour supprimer les profils d’anciens salariés ou stagiaires et revoir les droits d’accès réseau des équipes. Cette purge réduit également le risque d’intrusion malveillante.
5- Laisser un message d’absence
Si votre entreprise ferme plusieurs jours, modifie ses horaires d’accueil, il est normal d’informer ses contacts de tous ces changements. Pensez à mettre à jour votre message d’accueil téléphonique et incitez vos collaborateurs à rédiger un message d’absence sur leur boîte mail indiquant notamment comment procéder en cas d’urgence (coordonnées d’un back-up).
Pour toute demande particulière, appuyez-vous sur votre partenaire informatique. Il saura apporter une solution spécifique et temporaire répondant à vos contraintes estivales.
